Günümüz dijital dünyasında kişisel verilerin korunması, şirketler için en kritik konuların başında gelmektedir. Çalışanların özel bilgilerini içeren personel verilerinin gizliliği, yalnızca etik bir sorumluluk değil, aynı zamanda yasal bir zorunluluktur. Türkiye’de 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), işverenlerin personel verilerini nasıl işlemesi gerektiğini belirlemektedir. Peki, işletmeler KVKK uyum sürecinde nelere dikkat etmelidir? İşte detaylar!

1. Personel Verileri Nelerdir?

Personel verileri, bir çalışanın kimlik, iletişim, maaş, sağlık, eğitim ve performans bilgileri gibi kişisel veya hassas bilgilerini içeren verilerdir. Bu verilerin korunması, çalışan haklarının ihlal edilmesini önlemek ve güvenliği sağlamak açısından büyük önem taşır.

2. KVKK Kapsamında Personel Verilerinin İşlenmesi

KVKK, işverenlerin çalışanlarına ait kişisel verileri belirli şartlar altında işlemesine izin vermektedir. Bu çerçevede;

Veriler, yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlar için toplanmalıdır.
Kişinin açık rızası olmadan veya hukuki bir gerekçeye dayanmadan işlenmemelidir.
Gereksiz veri saklanmamalı ve ihtiyaç kalmadığında silinmelidir.
Verilerin güvenli bir şekilde saklanması sağlanmalıdır.

3. KVKK Uyum Sürecinde Atılması Gereken Adımlar

Şirketlerin KVKK uyumluluğunu sağlaması için aşağıdaki adımları takip etmesi gerekmektedir:

a) Mevcut Durum Analizi Yapın

Öncelikle şirketinizde hangi personel verilerinin toplandığını, işlendiğini ve saklandığını belirleyin. Bu verilerin hangi yasal dayanaklarla işlendiğini analiz edin.

b) Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanları Hazırlayın

Çalışanlarınıza, hangi verilerinin hangi amaçlarla işlendiğini belirten aydınlatma metinleri sunmalısınız. Eğer belirli veriler için açık rıza gerekiyorsa, çalışanlardan yazılı onay alınmalıdır.

c) Veri Güvenliği Önlemlerini Alın

KVKK, işverenleri personel verilerinin güvenliğini sağlamakla yükümlü kılar. Bunun için;

Şifreleme teknolojileri kullanın.
Yetkisiz erişimleri önlemek için kısıtlamalar koyun.
Düzenli siber güvenlik denetimleri yapın.

d) Çalışanları Bilgilendirin ve Eğitin

KVKK uyum sürecinde, sadece şirketinizin değil, çalışanlarınızın da bilinçli olması gerekmektedir. Personel verilerinin korunması ile ilgili eğitimler vererek farkındalık oluşturabilirsiniz.

e) Veri Saklama ve Silme Politikalarını Belirleyin

Kişisel verilerin gereğinden uzun süre saklanması KVKK'ya aykırıdır. Bu nedenle, personel verilerinin ne kadar süreyle saklanacağına ve nasıl imha edileceğine dair politikalar oluşturmalısınız.

4. KVKK İhlallerinin Sonuçları

KVKK'ya uyulmaması durumunda, işletmeler ciddi yaptırımlarla karşı karşıya kalabilir. Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesi durumunda;

İdari Para Cezaları: KVKK, veri ihlallerine karşı 1 milyon TL’ye varan cezalar öngörmektedir.
Cezai Sorumluluk: Kişisel verilerin yasa dışı şekilde paylaşılması veya satılması halinde hapis cezası söz konusu olabilir.
Şirket İmajı ve Güven Kaybı: Veri ihlalleri, çalışanlarınızın ve müşterilerinizin güvenini sarsarak marka itibarınıza zarar verebilir.

Sonuç:

Personel verilerinin gizliliği ve KVKK uyum süreci, işletmelerin hem yasal sorumluluklarını yerine getirmesi hem de güvenilir bir iş ortamı oluşturması açısından büyük önem taşır. İşletmenizin KVKK'ya uygun hale gelmesi için yukarıda belirtilen adımları takip edebilir, profesyonel destek alarak süreci daha sağlam temellere oturtabilirsiniz.Kişisel verilerin korunmasına yönelik proaktif adımlar atan işletmeler, çalışanlarının güvenini kazanarak daha güçlü bir kurumsal yapı oluşturabilirler.