Bordro işlemleri, bir iş yerinde çalışanların maaş, ek ödeme, kesinti ve diğer mali haklarının detaylı bir şekilde hesaplandığı ve kayıt altına alındığı süreçlerdir. İşverenin çalışanlarına yaptığı ödemeler yasalara uygun şekilde düzenlenmeli, bordro kayıtları hem işveren hem de çalışan haklarını koruyacak şekilde tutulmalıdır. Bu işlemler, yasal zorunluluk olmanın yanı sıra işletmelerin finansal ve operasyonel sürdürülebilirliği için kritik öneme sahiptir.

Bordro İşlemlerinin Amacı ve Önemi :

Bordro işlemleri, çalışanların ücretlerinin ve diğer mali haklarının doğru şekilde hesaplanması ve belgelenmesi amacıyla yapılır. Bu süreç, işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlarken, çalışanların da haklarının güvence altına alınmasını sağlar. Bordro işlemlerinin temel amaçları şunlardır:

Maaş Hesaplaması: Çalışanların brüt maaşından kesintiler (vergi, sigorta primi vb.) çıkarılarak net maaşlarının hesaplanması sağlanır.

Yasal Uyumluluk: İş Kanunu ve Vergi Kanunu gibi yasal düzenlemelere uygun olarak bordro düzenlenir ve beyanlar yapılır.

Şeffaflık: Çalışanların hak ettiği maaş, fazla mesai, ikramiye gibi ödemeler detaylı bir şekilde belgelenir.

İşveren ve Çalışan Haklarının Korunması: Olası anlaşmazlıklarda, bordro kayıtları önemli bir kanıt niteliği taşır.

Bordro İşlemlerinin Kapsamı :

Bordro işlemleri, sadece maaş hesaplamasını değil, aynı zamanda birçok alt süreci de kapsar. İşte bordro işlemlerinin temel unsurları:

1. Maaş ve Ek Ödemelerin Hesaplanması 

Brüt Maaş: Çalışanın sözleşmesinde belirtilen maaştır.

Kesintiler: Gelir vergisi, damga vergisi, SGK primi gibi yasal kesintiler bordroda belirtilir.

Net Maaş: Çalışanın eline geçen tutardır.

2. Fazla Mesai ve Ek Ödemeler

Çalışanların fazla mesai saatleri, gece çalışmaları, resmi tatil mesaileri gibi durumlar hesaplanarak bordroya eklenir.

3. Kesintiler ve Vergiler

Bordroda yer alan kesintiler şunlardır:

Gelir vergisi

SGK işçi ve işveren primi

İşsizlik sigortası primi

Damga vergisi

4. Yan Haklar ve Ek Ödemeler 

Yemek, yol yardımı, prim, ikramiye gibi ek ödemeler bordroda yer alır.

5. İzin ve Devamsızlık Takibi

Çalışanın yıllık izin, hastalık izni veya devamsızlık gibi durumları bordroya yansıtılır. İzinli günler ücrete dahil edilirken, devamsızlık durumlarında maaştan kesinti yapılabilir.

6. Beyanname ve Bildirimler

İşveren, bordro kayıtlarını SGK ve vergi dairelerine düzenli olarak bildirmekle yükümlüdür. Bordro işlemleri, bu bildirimlerin doğru şekilde yapılması için temel teşkil eder.

Bordro Hazırlama Süreci :

Bordro işlemlerinin hazırlanması, belirli bir düzen ve sistematik bir yaklaşım gerektirir. İşte bordro hazırlama sürecinin genel adımları:

1. Çalışan Verilerinin Toplanması

Çalışanların işe giriş-çıkış saatleri, fazla mesai süreleri, izin ve devamsızlık bilgileri gibi veriler puantaj sistemi üzerinden toplanır.

2. Yasal Kesintilerin Hesaplanması

SGK, gelir vergisi ve damga vergisi gibi yasal kesintiler belirlenir ve maaştan düşülür.

3. Fazla Mesai ve Ek Ödemelerin Hesaplanması

Fazla çalışma süreleri dikkate alınarak ek ödeme tutarları belirlenir.

4. Bordro Hazırlama ve Onaylama

Tüm veriler doğrulandıktan sonra bordro hazırlanır ve onaylanır.

5. Ödemelerin Yapılması

Bordroya göre çalışanların maaşları, banka aracılığıyla hesaplarına aktarılır.

Bordro İşlemlerinde Teknolojinin Rolü :

Günümüzde bordro işlemleri, genellikle dijital yazılımlar ve otomasyon sistemleri ile yapılmaktadır. Bu sistemler, iş yükünü azaltır, hata oranını düşürür ve yasal uyumluluğu kolaylaştırır. Türkiye’de yaygın olarak kullanılan bordro yazılımlarından bazıları şunlardır:

Logo

Netsis

Mikro

Canias ERP

Bu yazılımlar, çalışanların maaş hesaplamasından SGK bildirgelerine kadar birçok işlemi otomatikleştirir ve raporlar oluşturur.

Bordro İşlemlerinde Dikkat Edilmesi Gerekenler :

Bordro işlemleri sırasında dikkat edilmesi gereken birkaç önemli husus bulunmaktadır:

Doğru Veri Girişi: Çalışanların maaş ve puantaj verileri eksiksiz ve doğru bir şekilde kaydedilmelidir.

Yasal Uyumluluk: Vergi ve SGK mevzuatındaki değişiklikler yakından takip edilmelidir.

Veri Güvenliği: Çalışanların kişisel ve finansal bilgileri korunmalı, güvenli sistemler kullanılmalıdır.

Şeffaflık ve Erişim: Çalışanlar, bordro bilgilerine kolayca erişebilmeli ve haklarının doğru hesaplandığını görmelidir.

Sonuç :

Bordro işlemleri, bir işletmenin hem çalışanlarla olan ilişkisini hem de yasal yükümlülüklerini etkileyen kritik bir süreçtir. Doğru yönetilen bir bordro sistemi, işletmenin finansal düzenini sağlamanın yanı sıra çalışan memnuniyetini artırır ve yasal riskleri en aza indirir. Teknolojinin sunduğu olanaklarla bordro süreçlerini otomatikleştirmek, zaman ve maliyet tasarrufu sağlarken, işletmelerin verimliliğini de artırır. İşverenlerin, bordro işlemlerinde titizlikle hareket etmeleri ve güncel yasal düzenlemelere uygun bir şekilde süreçlerini yönetmeleri önemlidir.