Puantaj programı kullanan bir ekipte sorumlu değiştiğinde, kayıtların sistemde bulunması tek başına işin kaldığı yerden sürdürülebileceği anlamına gelmez. Yeni sorumlu, hangi bilgilerin kontrol edildiğini, hangi işlerin beklediğini ve hangi dönemde çalışıldığını da bilmelidir. Devrin amacı bütün kayıtları yeniden oluşturmak değil, devam eden işlerin bağlamını görünür kılmaktır.
Aşağıdaki adımlar kurum içi çalışma düzeni önerisidir; yazılımda otomatik görev devri, bildirim veya özel bir devir ekranı bulunduğu anlamına gelmez. Aylık dönem onayından farklı olarak burada odak, görevi devralan kişinin ilk gün hangi işten başlayacağını anlayabilmesidir.
1. Önce devrin kapsamını belirleyin
Görevi devreden ve devralan kişi, hangi çalışma dönemlerinin ve birimlerin devre dahil olduğunu birlikte netleştirsin. Yalnızca güncel dönemle çalışılıyorsa bunu belirtin; geçmiş dönemden devam eden bir inceleme varsa onu ayrı bir iş olarak gösterin.
WinBordro’nun ürün ve modül açıklamalarında puantaj; çalışma günleri, fazla mesailer, izinler ve eksik günlerle ilişkilendiriliyor. Devir görüşmesinde bu başlıkları kapsam kontrolü için kullanabilirsiniz. Her başlığın kurumunuzdaki iş akışında aynı kişiye ait olduğunu varsaymayın.
Kapsamı belirlerken şu soruya cevap verin: Yeni sorumlu hangi kayıtları sürdürecek, hangileri başka bir ekibin sorumluluğunda kalacak? Bu ayrım yapılmadan hazırlanmış uzun bir liste, görevin sınırlarını açıklamayabilir.
2. Tamamlanan işlerle açık işleri ayırın
Her kayıt başlığını baştan incelemek yerine, bekleyen işleri anlaşılır bir çalışma notunda toplayın. Notta işin konusu, ilgili dönem, son kontrol durumu ve sıradaki adım bulunsun. Bu notu kurumunuzun uygun gördüğü çalışma ortamında tutun; ayrıca çalışan bilgilerini çoğaltmanız gerekmez.
Örneğin bir çalışma süresi kaydı için açıklama bekleniyorsa, yalnızca “kontrol edilecek” yazmak yetersizdir. Hangi noktanın açıklığa kavuşmadığını ve yanıt geldikten sonra neyin karşılaştırılacağını belirtin. Henüz incelenmeyen bir kaydı hatalı olarak etiketlemeyin.
Tamamlanmış işlerin de son kontrol tarihini belirtmek yararlıdır. Böylece devralan kişi, eski bir kontrol notunu güncel durumla karıştırmadan değerlendirebilir.
3. Kontrol edilen kayıtların zamanını açıklayın
Bir liste veya rapor üzerinden devir yapılıyorsa, hangi dönem ve birim kapsamıyla hazırlandığını not edin. Aynı döneme ait iki çıktı farklı zamanlarda alınmışsa aralarında değişiklik bulunabilir. Bu fark tek başına hata olduğu anlamına gelmez.
Puantaj ve bordro raporlama rehberindeki güncel veri ve düzenli kontrol yaklaşımını devir sürecine uyarlayın: Son incelemeden sonra kayıt değişip değişmediğini netleştirin. Karşılaştırma yapmadan önce iki çıktının aynı kapsamı temsil ettiğinden emin olun.
4. Bekleyen yanıtın sahibini ve sonraki adımı tanımlayın
Açık işin yalnızca ne olduğunu değil, hangi birimden açıklama beklendiğini de yazın. Kişisel iletişim bilgilerini tekrar tekrar kopyalamak yerine kurum içindeki görev veya birim adını kullanabilirsiniz.
Her açık iş için tek bir sonraki adım belirleyin: açıklama istemek, gelen bilgiyi mevcut kayıtla karşılaştırmak veya sonucu ilgili sorumluya iletmek. “Takip edilecek” gibi belirsiz ifadeler, işi devralan kişiye başlangıç noktası sağlamaz. Yanıt bekleme durumuyla kontrolün tamamlanması aynı şey değildir; notta bu ayrımı koruyun.
5. Bir açık işi birlikte gözden geçirin
Devir görüşmesini yalnızca listenin teslim edilmesiyle bitirmeyin. Devralan kişi bir açık işi seçip ilgili dönemi, son kontrolü ve sonraki adımı kendi cümleleriyle açıklasın. Eksik bağlam varsa notu birlikte tamamlayın.
Son olarak devrin yapıldığı tarihi ve o anda açık kalan işleri kaydedin. Bu çalışma, dönem onayı veya tüm kayıtların doğrulandığı beyanı değildir. Başarılı bir devir notu, yeni sorumlunun nereden başlayacağını ve hangi noktada açıklama isteyeceğini anlayabildiği nottur.