Aynı ay için hazırlanmış iki bordro raporunda farklı toplamlar görmek, hangi raporun esas alınacağı sorusunu doğurur. Ancak farklılık tek başına hesaplama hatası olduğunu göstermez. Raporlar aynı ayı taşısa bile farklı personel gruplarını, farklı kayıt durumlarını veya farklı ödeme bileşenlerini kapsıyor olabilir.
İlk amaç bir toplamı diğerine eşitlemek değil, iki raporun aynı soruya cevap verip vermediğini anlamaktır. Aşağıdaki adımlar, kurum içinde uygulanabilecek bir karşılaştırma yöntemidir; belirli bir yazılım ekranını veya otomatik denetim özelliğini tarif etmez.
Önce karşılaştırılan soruyu yazın
İki raporun neyi göstermesi beklendiğini birer cümleyle açıklayın. Örneğin biri belirli bir departmanın dönem ödemelerini, diğeri kurum genelindeki aynı dönemin ödemelerini gösteriyorsa toplamların farklı olması şaşırtıcı değildir. Başlıkta aynı ayın bulunması, kapsamın da aynı olduğu anlamına gelmez.
Karşılaştırma notuna dönem, kapsanan personel grubu, incelenen tutarın adı ve raporun hazırlanma zamanını ekleyin. Bu bilgiler bilinmiyorsa toplam farkını yorumlamadan önce raporu hazırlayan birimden açıklama isteyin. Raporun adı yerine içeriğini esas alın.
Dönemi ve kayıt güncelliğini eşleştirin
Raporların aynı çalışma dönemini kapsadığını kontrol edin. Ardından ikisinin de aynı güncellikteki kayıtlara dayanıp dayanmadığını araştırın. Bir rapor hazırlandıktan sonra çalışma, izin veya ücret bilgilerinde değişiklik olmuşsa eski çıktı ile yeni çıktı aynı veri durumunu temsil etmeyebilir.
WinBordro’nun modül açıklamaları, özlükte dönemsel değişiklikleri, puantajda çalışma ve izin kayıtlarını, çalışma dönemlerinde ise onay ve geçmiş dönem takibini ayrı süreçler olarak tanımlar. Bu ayrım, fark araştırılırken hangi kayıt alanının inceleneceğini düşünmek için yararlıdır; otomatik karşılaştırma yapıldığı anlamına gelmez.
Personel kapsamını toplamdan önce inceleyin
Her iki raporun aynı personel grubuna ait olduğunu doğrulayın. Kurum geneli ile departman raporunu veya farklı personel kümelerini doğrudan karşılaştırmayın. Bir raporda yer alan, diğerinde bulunmayan kayıtların farkın ne kadarını açıklayabileceğini araştırın.
Ardından aynı kapsam içinde hangi tutarların toplandığını kontrol edin. Ücret bileşenlerini farklı kapsamlarla sunan iki raporun genel toplamları doğrudan karşılaştırılmamalıdır. Alan adlarının benzemesi de tek başına aynı içeriği gösterdiklerini kanıtlamaz; rapor açıklamasını ve hazırlanma amacını birlikte değerlendirin.
Farkı küçük parçalara ayırın
Kapsam ve güncellik eşleştirildikten sonra fark sürüyorsa incelemeyi daha küçük gruplara bölün. Önce ilgili departmanı, ardından farkın görüldüğü kayıt grubunu ve tutar bileşenini belirlemeye çalışın. Böylece bütün raporu yeniden kontrol etmek yerine sorunun bulunduğu alanı daraltabilirsiniz.
Puantaj ve bordro raporlama rehberi, güncel veriler ve çalışan ya da departman bazlı inceleme üzerinde durur. Buradaki amaç da benzer biçimde, tek bir toplamdan hareketle bütün sürecin hatalı olduğuna karar vermemektir.
Sonucu ve açık soruyu birlikte kaydedin
İnceleme sonunda kısa bir not hazırlayın: Hangi iki rapor karşılaştırıldı, kapsam farkı bulundu mu, hangi kayıtlar yeniden incelenecek ve sonraki kontrolü hangi birim yapacak? Henüz açıklanamayan farkı kapanmış gibi göstermeyin.
Örneğin fark yalnız departman kapsamından kaynaklanıyorsa karşılaştırma koşullarını düzeltmek gerekir. Aynı kapsam ve güncellikte fark devam ediyorsa ilgili kayıtların incelenmesi gerekir. Toplamları eşitlemek amacıyla dayanağı olmadan kayıt değiştirmeyin. Yararlı sonuç, yalnız eşit görünen iki sayı değil; farkın nedeninin açıklanabilmesi ve sonraki incelemenin açıkça belirlenmesidir.