Bordro ekibinde aynı sorunun tekrar yaşanması, her zaman daha fazla eğitim gerektiği anlamına gelmez. Bir çalışan işlemi nasıl yapacağını bilmiyor olabilir; başka bir durumda ise gerekli bilgi zamanında gelmiyor veya sonraki adımın sorumlusu belli olmayabilir. Bu farklı nedenleri aynı eğitim başlığı altında toplamak, asıl ihtiyacın görülmesini zorlaştırabilir.
Bordro ekibi eğitim ihtiyacını belirlerken önce takılmanın nerede oluştuğunu tarif etmek yararlıdır. Aşağıdaki yaklaşım bir kurum içi çalışma önerisidir; WinBordro’nun otomatik değerlendirme veya eğitim modülü olduğu anlamına gelmez.
Sorunu genel ifadeden somut göreve indirin
“Ekip bordroyu bilmiyor” gibi geniş bir değerlendirme yerine, tamamlanamayan işi tanımlayın. Çalışan bir kaydın hangi sürece ait olduğunu mu ayıramıyor? Raporun hangi dönemi kapsadığını mı açıklayamıyor? Yoksa gerekli bilgi başka bir birimden gelmediği için mi bekliyor?
İlk görüşmede üç noktayı netleştirin: beklenen çıktı, eldeki bilgi ve takılınan adım. Böylece kişiye yönelik genel bir yargı yerine, birlikte incelenebilecek bir iş ortaya çıkar. Amaç bir performans puanı üretmek değil, ihtiyacın türünü anlamaktır.
Bilgi eksikliği ile süreç eksikliğini ayırın
Çalışan, gerekli bilgiler önündeyken ne yapacağını açıklayamıyorsa eğitim ihtiyacı araştırılabilir. İşlemi anlatabiliyor fakat hangi bilgiyi esas alacağını bilmiyorsa önce veri kaynağı açıklığa kavuşturulmalıdır. İşin nasıl yapılacağı biliniyor ancak kimin tamamlayacağı belirsizse görev paylaşımı konuşulmalıdır.
Örneğin dönem bilgisi belirtilmemiş bir raporun yorumlanamaması, tek başına raporlama eğitimi eksikliği değildir. Önce raporun kapsamını netleştirmek gerekir. Benzer biçimde, beklenen kayıt henüz ulaşmadığında işlem sırasını yeniden anlatmak eksik girdiyi sağlamaz. Birden fazla nedenin aynı anda bulunabileceğini de değerlendirin.
Eğitim konusunu iş adımıyla eşleştirin
WinBordro ürün özelliklerinde personel özlük bilgileri, puantaj kayıtları, bordro hesaplama ve raporlama ile çalışma dönemi işlemleri ayrı süreçler olarak açıklanır. Bu ayrım, eğitim başlığını daraltmak için kullanılabilir.
Özlük tarafındaki bir ihtiyaç kayıtların anlamını kavramakla ilgiliyken, puantaj tarafındaki ihtiyaç çalışma ve izin kayıtlarını ayırt etmek olabilir. Raporlama tarafında ise okuyucunun dönem ve kapsamı açıklayabilmesi üzerinde çalışılabilir. Her ihtiyacı bütün ekibe aynı uzun sunumu yapmak için gerekçe saymayın; hangi görevin anlaşılmadığını belirleyin.
Gerçek kayıt kullanmadan örnek görev hazırlayın
Kişisel veya kuruma ait gerçek kayıtları eğitim örneğine taşımadan, yalnız görev tanımından oluşan bir çalışma hazırlayın. Katılımcıdan hangi bilgiye ihtiyaç duyduğunu, hangi aşamada duracağını ve hangi açıklamayı isteyeceğini anlatmasını bekleyin.
Örneğin “Dönemi belirtilmeyen bir rapor ulaştığında önce neyi netleştirirsiniz?” sorusu, kapsam farkındalığını konuşmaya açar. Burada beklenen belirli bir ekranın ezberlenmesi değil, eksik bilgiyle sonuca gitmeden önce doğru sorunun sorulmasıdır. Uygulama ekranı veya kurum kuralı gerekiyorsa bunları ayrıca yetkili kaynakla açıklayın.
Sonucu katılım sayısıyla sınırlamayın
Eğitimin önemini ele alan rehber konuya genel bir giriş sunar. İhtiyaç değerlendirmesinde ise eğitimin ardından benzer bir örnek görevi yeniden ele almak daha somut bir görüşme zemini sağlar.
Katılımcı artık gerekli bilgiyi tanımlayabiliyor mu? Sürecin hangi noktasında açıklama istemesi gerektiğini söyleyebiliyor mu? Hâlâ görev sahibini arıyorsa çözümü yalnız yeni bir eğitimde aramayın. Sonraki adımı eğitim, veri açıklığı veya sorumluluk netleştirme olarak kaydedin. Bu değerlendirme hatasız bordro ya da yasal uyum garantisi vermez; ekibin ihtiyacına uygun müdahaleyi seçmeye yardımcı olan bir çalışma yöntemidir.